Neuer Fall – was ist zu tun?

Willkommen bei Repaircheck. Bevor Du zur Schadensaufnahme vor Ort fährst, steht der erste Kontakt mit dem Kunden an. Dieser Schritt entscheidet, wie reibungslos der gesamte Auftrag läuft. Er zahlt direkt auf Deine Reaktionszeit und damit auf Deine Bewertung ein. So gehst Du vor, sobald ein neuer Fall in Deinem System auftaucht.

Den Kunden anrufen

Sobald ein neuer Auftrag eingeht, melde Dich zeitnah telefonisch. Je schneller Du reagierst, desto besser ist Deine Reaktionszeit, und desto sicherer fühlt sich der Kunde aufgehoben.

• Stelle Dich kurz vor: mit Namen und als Sachverständiger im Auftrag von Repaircheck.
• Schaffe Vertrauen: Manche Kunden sind nach einem Unfall unsicher. Hier ist etwas Überzeugungsarbeit gefragt. Erkläre ruhig, dass die Begutachtung für Geschädigte kostenlos ist, dass sie ein Recht auf einen unabhängigen Gutachter haben und dass Du sie durch den Prozess begleitest.
• Bleibe verbindlich: Ziel des Anrufs ist es, die offenen Fragen zu klären und einen Termin zu vereinbaren.

Die wichtigsten Fragen klären

Nutze den Anruf, um die Rahmenbedingungen zu verstehen. Diese Punkte solltest Du abfragen:

• Unfallhergang: Was ist passiert und wann?
• Standort & Fahrbereitschaft: Wo steht das Fahrzeug und ist es noch fahrbereit bzw. verkehrssicher?
• Unterlagen: Liegen Fahrzeugschein und weitere Dokumente vor?
• Gegnerische Versicherung: Sind Versicherung und Schadennummer bekannt?
• Vorhandenes Material: Gibt es bereits Fotos oder einen Kostenvoranschlag?

Je mehr Du vorab weißt, desto gezielter kannst Du den Termin vorbereiten und desto weniger Überraschungen erwarten Dich vor Ort.

Termin vereinbaren und bestätigen

Stimme Ort und Uhrzeit mit dem Kunden ab. Achte darauf, dass das Fahrzeug bei Tageslicht und an einem zugänglichen Ort begutachtet werden kann.

Sobald der Termin steht:

1. Status dokumentieren: Halte den vereinbarten Termin direkt im System fest, damit der aktuelle Stand für alle Beteiligten sichtbar ist.
2. Terminbestätigung senden: Verschicke die Bestätigung über das System und nicht über private Kanäle. So bleibt alles nachvollziehbar und der Kunde hat die wichtigsten Infos schriftlich.

Wenn Du den Kunden nicht erreichst

Nicht jeder Anruf klappt beim ersten Versuch. Wichtig ist, dass der Fall transparent bleibt:

• Erneut versuchen: Probiere es zu einer anderen Tageszeit noch einmal.
• Status aktualisieren: Setze den Status im System auf „nicht erreicht”, so sehen alle Beteiligten den aktuellen Stand und der Fall geht nicht verloren.
• Besonderheiten festhalten: Auch bei anderen Auffälligkeiten (z. B. Kunde meldet sich zurück, Termin muss verschoben werden) pflegst Du den Status entsprechend.

Ein gepflegter Status ist die Grundlage dafür, dass nichts liegen bleibt und kein Auftrag durchrutscht.

Sobald der Termin steht, geht es weiter mit der eigentlichen Schadensaufnahme vor Ort. Bei Fragen zum Ablauf erreichst Du uns jederzeit unter support@repaircheck.de.