Neuer Fall – was ist zu tun?

Willkommen bei Repaircheck. Bevor Sie zur Schadensaufnahme vor Ort fahren, steht der erste Kontakt mit dem Kunden an. Dieser Schritt entscheidet, wie reibungslos der gesamte Auftrag läuft. Er zahlt direkt auf Ihre Reaktionszeit und damit auf Ihre Bewertung ein. So gehen Sie vor, sobald ein neuer Fall in Ihrem System auftaucht.

Den Kunden anrufen

Sobald ein neuer Auftrag eingeht, melden Sie sich zeitnah telefonisch. Je schneller Sie reagieren, desto besser ist Ihre Reaktionszeit, und desto sicherer fühlt sich der Kunde aufgehoben.

• Stellen Sie sich kurz vor: mit Namen und als Sachverständiger im Auftrag von Repaircheck.
• Schaffen Sie Vertrauen: Manche Kunden sind nach einem Unfall unsicher. Hier ist etwas Überzeugungsarbeit gefragt. Erklären Sie ruhig, dass die Begutachtung für Geschädigte kostenlos ist, dass sie ein Recht auf einen unabhängigen Gutachter haben und dass Sie sie durch den Prozess begleiten.
• Bleiben Sie verbindlich: Ziel des Anrufs ist es, die offenen Fragen zu klären und einen Termin zu vereinbaren.

Die wichtigsten Fragen klären

Nutzen Sie den Anruf, um die Rahmenbedingungen zu verstehen. Diese Punkte sollten Sie abfragen:

• Unfallhergang: Was ist passiert und wann?
• Standort & Fahrbereitschaft: Wo steht das Fahrzeug und ist es noch fahrbereit bzw. verkehrssicher?
• Unterlagen: Liegen Fahrzeugschein und weitere Dokumente vor?
• Gegnerische Versicherung: Sind Versicherung und Schadennummer bekannt?
• Vorhandenes Material: Gibt es bereits Fotos oder einen Kostenvoranschlag?

Je mehr Sie vorab wissen, desto gezielter können Sie den Termin vorbereiten und desto weniger Überraschungen erwarten Sie vor Ort.

Termin vereinbaren und bestätigen

Stimmen Sie Ort und Uhrzeit mit dem Kunden ab. Achten Sie darauf, dass das Fahrzeug bei Tageslicht und an einem zugänglichen Ort begutachtet werden kann.

Sobald der Termin steht:

1. Status dokumentieren: Halten Sie den vereinbarten Termin direkt im System fest, damit der aktuelle Stand für alle Beteiligten sichtbar ist.
2. Terminbestätigung senden: Verschicken Sie die Bestätigung über das System und nicht über private Kanäle. So bleibt alles nachvollziehbar und der Kunde hat die wichtigsten Infos schriftlich.

Wenn Sie den Kunden nicht erreichen

Nicht jeder Anruf klappt beim ersten Versuch. Wichtig ist, dass der Fall transparent bleibt:

• Erneut versuchen: Probieren Sie es zu einer anderen Tageszeit noch einmal.
• Status aktualisieren: Setzen Sie den Status im System auf „nicht erreicht”, so sehen alle Beteiligten den aktuellen Stand und der Fall geht nicht verloren.
• Besonderheiten festhalten: Auch bei anderen Auffälligkeiten (z. B. Kunde meldet sich zurück, Termin muss verschoben werden) pflegen Sie den Status entsprechend.

Ein gepflegter Status ist die Grundlage dafür, dass nichts liegen bleibt und kein Auftrag durchrutscht.

Sobald der Termin steht, geht es weiter mit der eigentlichen Schadensaufnahme vor Ort. Bei Fragen zum Ablauf erreichen Sie uns jederzeit unter support@repaircheck.de.